Butler Service

Butler Service - Pelayanan Untuk Melampaui Standar

Dalam dunia perhotelan sebuah perusahaan jasa sudah lazim membuat standarisasi dalam memberikan pelayanan kepada tamu-tamunya. Standarisasi dimaksudkan agar di dalam operasionalnya terdapat suatu prosedur yang bakudan tidak berubah-ubah sehingga menghilangkan atau mengaburkan esensi pelayanan itu sendiri. Tamu juga akan menilai bila mereka mendapatkan konsistensi dalam pelayanan. Standarisasi ini dibuat agar ada semacam acuan untuk mencapai keinginan tamu. Bisa dibayangkan bila hari ini tamu yang menginap mendapatkan dua buah handuk dikamarnya kemudian besok bertambah menjadi tiga atau empat handuk dan besoknya lagi karena tidak ada stok menjadi satu handuk saja. Selain terkesan tidak konsisten juga akan memakan biaya operasional yang lebih tinggi.

Sudah bertahun-tahun standarisasi ini dipertahankan dan sampai saat ini standarisasi tetap dijalankan. Namun, gaya berwisata para pelancong juga semakin meningkat dimana‘demand’   mereka juga turut berubah. Standarisasi menjadi sesuatu yang kaku dan bisa membosankan. Oleh karena itu saat ini banyak perusahaan akomodasi menangkap perilaku ini dan memanfaatkan permintaan pasar ini sesuatu yang lebih bernilai ekonomis tinggi. Hotel-hotel berbintang memasukkan unsur ‘one stop service’ di dalam pelayanannya. Demikian juga semakin banyak villa menawarkan pelayanan ‘personal service’. Dan tentu mereka membayar pelayanan ini jauh lebih mahal dari yang biasanya.

Bagi tamu-tamu dengan kelas ekonomi yang lebih tinggi, pelayanan ini sangat lebih nyaman dibanding pelayanan seperti biasanya. Mereka tidak menginginkan keterlibatan banyak orang memberikan pelayanan bagi mereka. Mereka tidak ingin privasi dan kenyamanan mereka terganggu oleh karena banyaknya orang melayani mereka. Untuk mendapatkan ini, maka mereka akan mencari hotel atau villa yang menyediakan Butler Service.

Reservation

Reservation Section


Merupakan bagian dari front office department yang berfungsi dalam melayani pemesanan kamar dari segala media dan berperan penting dalam melakukan direct contact kepada tamu baik langsung atau pun tidak sehingga tamu memutuskan untuk membeli produk yang kita tawarkan.


1. Manfaat pemesanan kamar

Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu:

1. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in.

2. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu.

3. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:

a. Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in
b. Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel.
c. Klasifikasi reservasi (classification of reservations)

a. Individual reservation

Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (normal rates/package rates/ family plan rates).

b. Group reservation
Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (discount rates/ group rates).

c. Conference reservation

Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.


3. Tipe pemesanan kamar/types of reservations
a. Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservation Guaranteed reservation
adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai (peak season/ high season).


Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah:

a. Pre-payment adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar.

b. Credit card adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini.

c. Advance deposit: pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.

d. Contractual agreement (corporate) adalah sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang sudah tertera pada surat kesepakatan.

e. Travel agent voucher; jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminannya berupa voucher

Public Area

DEFINISI PUBLIK AREA
Pengertian
Publik Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel.
Sub Seksi Dalam Publik Area:

1. Lobby area : Sub seksi yang mengurus kebersihan lobby, toilet lobby, back office hingga parkir depan lobby
2. Public Restroom : Sub seksi yang mengurus kebersihan restroom sperti toilet
3. Restaurant : Sub seksi yang mengurus kebersihan area restaurant yang ada di dalam hotel.
4. Metting Room : Sub seksi yang mengurus kebersihan ruang metting dan ballroom.