Butler Service

Butler Service - Pelayanan Untuk Melampaui Standar

Dalam dunia perhotelan sebuah perusahaan jasa sudah lazim membuat standarisasi dalam memberikan pelayanan kepada tamu-tamunya. Standarisasi dimaksudkan agar di dalam operasionalnya terdapat suatu prosedur yang bakudan tidak berubah-ubah sehingga menghilangkan atau mengaburkan esensi pelayanan itu sendiri. Tamu juga akan menilai bila mereka mendapatkan konsistensi dalam pelayanan. Standarisasi ini dibuat agar ada semacam acuan untuk mencapai keinginan tamu. Bisa dibayangkan bila hari ini tamu yang menginap mendapatkan dua buah handuk dikamarnya kemudian besok bertambah menjadi tiga atau empat handuk dan besoknya lagi karena tidak ada stok menjadi satu handuk saja. Selain terkesan tidak konsisten juga akan memakan biaya operasional yang lebih tinggi.

Sudah bertahun-tahun standarisasi ini dipertahankan dan sampai saat ini standarisasi tetap dijalankan. Namun, gaya berwisata para pelancong juga semakin meningkat dimana‘demand’   mereka juga turut berubah. Standarisasi menjadi sesuatu yang kaku dan bisa membosankan. Oleh karena itu saat ini banyak perusahaan akomodasi menangkap perilaku ini dan memanfaatkan permintaan pasar ini sesuatu yang lebih bernilai ekonomis tinggi. Hotel-hotel berbintang memasukkan unsur ‘one stop service’ di dalam pelayanannya. Demikian juga semakin banyak villa menawarkan pelayanan ‘personal service’. Dan tentu mereka membayar pelayanan ini jauh lebih mahal dari yang biasanya.

Bagi tamu-tamu dengan kelas ekonomi yang lebih tinggi, pelayanan ini sangat lebih nyaman dibanding pelayanan seperti biasanya. Mereka tidak menginginkan keterlibatan banyak orang memberikan pelayanan bagi mereka. Mereka tidak ingin privasi dan kenyamanan mereka terganggu oleh karena banyaknya orang melayani mereka. Untuk mendapatkan ini, maka mereka akan mencari hotel atau villa yang menyediakan Butler Service.

Reservation

Reservation Section


Merupakan bagian dari front office department yang berfungsi dalam melayani pemesanan kamar dari segala media dan berperan penting dalam melakukan direct contact kepada tamu baik langsung atau pun tidak sehingga tamu memutuskan untuk membeli produk yang kita tawarkan.


1. Manfaat pemesanan kamar

Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu:

1. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in.

2. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu.

3. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:

a. Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in
b. Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel.
c. Klasifikasi reservasi (classification of reservations)

a. Individual reservation

Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (normal rates/package rates/ family plan rates).

b. Group reservation
Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (discount rates/ group rates).

c. Conference reservation

Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.


3. Tipe pemesanan kamar/types of reservations
a. Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservation Guaranteed reservation
adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai (peak season/ high season).


Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah:

a. Pre-payment adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar.

b. Credit card adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini.

c. Advance deposit: pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.

d. Contractual agreement (corporate) adalah sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang sudah tertera pada surat kesepakatan.

e. Travel agent voucher; jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminannya berupa voucher

Public Area

DEFINISI PUBLIK AREA
Pengertian
Publik Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel.
Sub Seksi Dalam Publik Area:

1. Lobby area : Sub seksi yang mengurus kebersihan lobby, toilet lobby, back office hingga parkir depan lobby
2. Public Restroom : Sub seksi yang mengurus kebersihan restroom sperti toilet
3. Restaurant : Sub seksi yang mengurus kebersihan area restaurant yang ada di dalam hotel.
4. Metting Room : Sub seksi yang mengurus kebersihan ruang metting dan ballroom.

Room Section

Room section

                                                                              PengertianRoom Attendant dalam Pelayanan

Seksi kamar (room section) merupakanbagian yang bertugas dalam hal pemeliharaankamar–kamar hotel. seperti kebersihan,keindahan, dan kenyamanan tamu selamatamu berada di hotel tersebut. Roomattendant ialah petugas floor section yangmenjaga kebersihan, kerapian, kenyamanandan kelengkapan ka mar-kamar tamu. Roomattendant harus memiliki penampilan baikdan rapi meliputi tingkah laku kejujuran,sopan santun pada tamu,atasan maupun teman sejawat. Untuk petugas pria disebut roomboydan wanita disebut room maid. Selain unsur–unsur penting itu pihak tata graha khususnyaseksi kamar dituntut untuk memberikan pelayanannya yang istimewa kepada tamu melaluiroom attendant sehingga tamu merasa puas selama tinggal di hotel dan diharapkan dapatmenjadi pelanggan hotel.

Seksi ini bertanggung jawab terhadap pemeliharaan kamar tamu hotel, yang meliputikebersihan, kerapian, keindahan dan kenyamanan tamu di hotel. selain unsur-unsur penting itupihak housekeeping khususnya seksi kamar dituntut untuk memberikan pelayanan sebaik–baiknya sehingga tamu merasa puas selama tinggal di hotel dan menjadi pelanggan yang tetap(repeat guest), Untuk melaksanakan tugas dengan baik seorang roomboy harus mengetahuiperaturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku di room section.

Adapun ketentuan-ketentuan antara lain:
1. Mengenakan seragam hotel ,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan
2. Selalu tepat waktu dan bila ada halangan diharap memberitahu sebelumnya
3. Segera melaporkan kepada supervisor atau kantor tata graha jika menjumpai tamu yangsakit dan hal-hal yang mencurigakan misalnya pencuri atau skipper.
4. Harus ramah dan member salam pada tamu serta melayani tamu dengan senang hati.
5. Melaporkan pekerjaan yang belum selesai pada shift berikutnya.
6. Melaporkan dan membawa lost and found kepada supervior.
7. Dilarang meninggalkan roomboy station atau tempat tugas tanpa izin supervisor.
8. Dilarang mengobrol dengan sesama karyawan ataupun tamu.
9. Dilarang merokok dan berbicara keras-keras ditempat tugas sehinggamengganggu kenyaman tamu.
10. Dilarang menghidupkan radio atau nonton tv di kamar.
11. Dilarang mengajak teman berkunjung kedalam hotel.
12. Dilarang membawa barang atau apapun tanpa izin.
13. Dilarang mengunakan lift tamu.
14. Dilarang menyimpan barang yang bukan milik pribadi.
15. Dilarang meninggalkan hotel dengan seragam dan membawa kunci kamar (pass key)

Front Office

Deskripsi Pekerjaan di Bagian Kantor Depan/ Front Office

Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :
1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer
Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.

Tugas pokok dari Front Office adalah :
a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office
b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel
c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d) Menyambut tamu VIP
e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan
g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan
h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan
i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

Pengertian Housekeeping

Posted By Aguz Yoga On 21 sept 2012. Under Housekeeping  Tags: Hotel, Housekeeping  

Tata graha (Housekeeping) mempunyai arti seperti berikut;
House artinya rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.
Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.
Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.